วันพฤหัสบดีที่ 6 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2557

Google docs คืออะไร

กูเกิ้ลดอคส์คืออะไร อธิบายได้ง่ายนิดเดียว (Google Docs in Plain English)

บ้าน คือที่ๆเราเก็บเครื่องมือเครื่องใช้ที่จำเป็นในชีวิตของเรา ไม่ว่าจะเป็นเครื่องตัดหญ้า หรือเครื่องทำกาแฟ ทุกอย่างอยู่ในพื้นที่บ้านของเรา

แน่นอนครับ เอกสารต่างๆของเราก็ไม่ต่างกัน เอกสารอยู่ในคอมพิวเตอร์ของเรามานานเป็นปีๆ และทุกๆคนก็มีคอมพิวเตอร์สำหรับเก็บเอกสารของตัวเอง เวลาที่เราต้องการส่งเอกสารสักอย่าง เรามักจะแนบ (Attach) เอกสารนั้นไปกับอีเมล และส่งอีเมลไปให้เพื่อนเรา แต่ปัญหาอยู่ตรงนี้ครับ เวลาที่เราแนบเอกสารไปกับอีเมลเพื่อส่งให้เพื่อน เอกสารนั้นจะถูกทำสำเนา (Copy) ไว้ ลองคิดดูอย่างนี้สิครับ หากคุณต้องการส่งเอกสารอย่างหนึ่งไปให้เพื่อนสามคน เอกสารเดียวกันนั้นจะต้องมีถึงสี่ก๊อบปี้

มันมีวิธีที่ดีกว่านั้นครับ และด้วยวิธีนี้คุณสามารถบอกลาการแนบเอกสารไปกับอีเมลที่แสนจะยุ่งยากได้เลย

พื้นที่ เก็บเอกสารแบบใหม่นี้ไม่ได้อยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ แต่อยู่บนเครือข่ายอินเตอร์เน็ทครับ และวิธีนี้จะทำให้การแบ่งปัน (Sharing) และการร่วมกันใช้ (Collaborating) เอกสารเป็นเรื่องง่ายขึ้นเยอะ แถมคุณยังควบคุมได้ด้วยว่าจะให้ใครสามารถเข้ามาดูเอกสารของคุณได้
แนว ความคิดพื้นฐานเป็นอย่างนี้ครับ แทนที่จะต้องแนบเอกสารต่างๆไปกับอีเมลให้วุ่นวาย เราลองมาคิดกันดีกว่าว่าจะทำยังไง ให้เราสามารถผูกอีเมลแอดเดรส (E-mail Address) หลายๆอันเข้ากับเอกสารๆเดียวได้

นี่แซมครับ แซมเป็นบรรณาธิการ (Editor) ให้กับจดหมายข่าวของชุมชนที่มีชื่อว่า “เดอะ โอ๊คทรี วิว” และแซมต้องทำงานร่วมกับนักเขียนหลายคนที่ต้องการตีพิมพ์บทความลงในจดหมาย ข่าวนี้ แซมชอบงานนี้มาก แต่บางครั้งเธอก็รู้สึกหงุดหงิดที่ต้องมานั่งเสียเวลาจัดการกับบทความมากมาย มันเป็นเรื่องที่เธอเจอบ่อยๆครับ เพราะทุกๆเดือนนักเขียนแต่ละคนจะแนบบทความของพวกเขาเข้ากับอีเมลแล้วส่งมา ให้เธอ เธอต้องตรวจทานบทความทั้งหมด แล้วแนบใส่อีเมลส่งกลับไปพร้อมกับข้อติชมของเธอ แค่บทความเดียวอาจมีบทร่างถึงหกฉบับด้วยกัน นี่ยังไม่ได้พูดถึงอีเมลอีกนับไม่ถ้วนนะครับ

แซมมักรู้สึกปวดเศียร เวียนเกล้ากับเอกสารแนบที่มากับอีเมลพวกนี้ เธอต้องมาคอยนั่งจดจำฉบับร่างต่างๆมากมายของบทความที่นักเขียนส่งมาให้เธอ ยิ่งใกล้กำหนดเส้นตายใกล้เข้ามาก็ยิ่งเครียด คงต้องเปลี่ยนวิธีทำงานแล้วล่ะ

แซมตัดสินใจลองวิธีใหม่ คือ “กูเกิ้ลดอคส์” (Google Docs) แล้วมันก็เป็นอย่างนี้ครับ

ก่อน อื่นเธอเข้าไปที่เวบเพจของกูเกิ้ลดอคส์ และสร้างชื่อผู้ใช้ใหม่ (Create Account) จากนั้นเธอก็ล๊อคอิน (Log In) เข้าใช้ และเนื่องจากเธอมีบทความบางส่วนที่เขียนเอาไว้แล้ว เธอจึงสามารถอัพโหลด (Upload) ฉบับร่างที่เธอมีอยู่ขึ้นไปจากคอมพิวเตอร์ของเธอได้โดยตรง ด้วยเวลาเพียงแป๊บเดียว กูเกิ้ลดอคส์ก็เปลี่ยนเอกสารของเธอให้กลายเป็นเอกสารออนไลน์ได้ทันที

คราว นี้ แซมก็แค่เชิญ (Invite) ให้นักเขียนทุกคนมาร่วมกันแก้ไข (Collaborate) เอกสารได้เลย ทำอย่างนี้ครับ เธอก็แค่กดแบ่งปัน (Share) แล้วพิมพ์อีเมลแอดเดรสของนักเขียนลงไป จากนั้นก็คลิกที่ปุ่ม เชิญผู้ร่วมใช้ (Invite Collaborators) กูเกิ้ลดอคส์จะส่งลิงค์ (Link) ที่ปลอดภัยเพื่อนำให้นักเขียนแต่ละคนเข้าไปหาเอกสารของแซมได้โดยตรง แค่คลิกเดียว บรรดานักเขียนก็สามารถเข้าไปแก้ไขและเซฟเอกสารออนไลน์ได้ทันที นี่หมายความว่าเมื่อนักเขียนชื่อจูลี่แก้ไขเอกสารนั้น แซมจะสามารถเห็นการแก้ไขได้ทันที และเนื่องจากมีเอกสารออนไลน์ฉบับเดียว เราจึงลืมความยุ่งยากและสับสนเกี่ยวกับฉบับร่างต่างๆ ว่าอันไหนเก่าอันไหนใหม่ไปได้เลย เอกสารล่าสุดรวมทั้งฉบับร่างทุกฉบับจะถูกเซฟไว้บนเวบไซท์นี้
เป็นครั้ง แรกที่บทความต่างๆจะอยู่รวมกันในที่ๆเดียว ซึ่งสามารถจัดระเบียบและแก้ไขได้จากคอมพิวเตอร์ทุกๆเครื่องที่ต่อเข้ากับ เครื่องข่ายอินเตอร์เน็ท หมดปัญหาซะที

ที่เจ๋งไปกว่านั้นก็คือ บริการนี้ไม่ได้ใช้ได้กับเอกสารธรรมดาเท่านั้น แต่ยังใช้งานกับตาราง Spread Sheet และ พรีเซนเทชัน (Presentation) ต่างๆได้ด้วย เอกสารทั้งสามแบบสามารถมีพื้นที่บนเวบได้ และทำงานได้เหมือนกับเอกสารของแซมได้เลย

แซมรู้สึกโล่งขึ้นเยอะเลย ครับ เนื่องจากเธอไม่ต้องมาจัดการกับเอกสารแนบและฉบับร่างมากมายที่ต้องมาสุ่ม อยู่ที่เธอคนเดียวแล้ว เธอก็ทำหน้าที่เป็นบรรณาธิการได้เต็มที่ และไม่ใช่นักจัดเก็บเอกสารอีกต่อไป จดหมายข่าวฉบับหน้า แซมไม่ต้องมายุ่งยากกับเอกสารแนบและอีเมลมากมาย เธอเลยทำงานเสร็จก่อนเส้นตายตั้งหนึ่งอาทิตย์

การร่วมกันใช้เอกสารทำได้ง่ายๆ และไม่มีค่าใช้จ่ายด้วยครับ กูเกิ้ลดอคส์ สุดยอด!

Cr.http://www.trueplookpanya.com/true/knowledge_youtube.php?youtube_id=286

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น