กูเกิ้ลดอคส์คืออะไร อธิบายได้ง่ายนิดเดียว (Google Docs in Plain English)
บ้าน
คือที่ๆเราเก็บเครื่องมือเครื่องใช้ที่จำเป็นในชีวิตของเรา
ไม่ว่าจะเป็นเครื่องตัดหญ้า หรือเครื่องทำกาแฟ
ทุกอย่างอยู่ในพื้นที่บ้านของเรา
แน่นอนครับ
เอกสารต่างๆของเราก็ไม่ต่างกัน เอกสารอยู่ในคอมพิวเตอร์ของเรามานานเป็นปีๆ
และทุกๆคนก็มีคอมพิวเตอร์สำหรับเก็บเอกสารของตัวเอง
เวลาที่เราต้องการส่งเอกสารสักอย่าง เรามักจะแนบ (Attach)
เอกสารนั้นไปกับอีเมล และส่งอีเมลไปให้เพื่อนเรา แต่ปัญหาอยู่ตรงนี้ครับ
เวลาที่เราแนบเอกสารไปกับอีเมลเพื่อส่งให้เพื่อน เอกสารนั้นจะถูกทำสำเนา
(Copy) ไว้ ลองคิดดูอย่างนี้สิครับ
หากคุณต้องการส่งเอกสารอย่างหนึ่งไปให้เพื่อนสามคน
เอกสารเดียวกันนั้นจะต้องมีถึงสี่ก๊อบปี้
มันมีวิธีที่ดีกว่านั้นครับ และด้วยวิธีนี้คุณสามารถบอกลาการแนบเอกสารไปกับอีเมลที่แสนจะยุ่งยากได้เลย
พื้นที่
เก็บเอกสารแบบใหม่นี้ไม่ได้อยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
แต่อยู่บนเครือข่ายอินเตอร์เน็ทครับ และวิธีนี้จะทำให้การแบ่งปัน (Sharing)
และการร่วมกันใช้ (Collaborating) เอกสารเป็นเรื่องง่ายขึ้นเยอะ
แถมคุณยังควบคุมได้ด้วยว่าจะให้ใครสามารถเข้ามาดูเอกสารของคุณได้
แนว
ความคิดพื้นฐานเป็นอย่างนี้ครับ
แทนที่จะต้องแนบเอกสารต่างๆไปกับอีเมลให้วุ่นวาย
เราลองมาคิดกันดีกว่าว่าจะทำยังไง ให้เราสามารถผูกอีเมลแอดเดรส (E-mail
Address) หลายๆอันเข้ากับเอกสารๆเดียวได้
นี่แซมครับ
แซมเป็นบรรณาธิการ (Editor) ให้กับจดหมายข่าวของชุมชนที่มีชื่อว่า “เดอะ
โอ๊คทรี วิว”
และแซมต้องทำงานร่วมกับนักเขียนหลายคนที่ต้องการตีพิมพ์บทความลงในจดหมาย
ข่าวนี้ แซมชอบงานนี้มาก
แต่บางครั้งเธอก็รู้สึกหงุดหงิดที่ต้องมานั่งเสียเวลาจัดการกับบทความมากมาย
มันเป็นเรื่องที่เธอเจอบ่อยๆครับ
เพราะทุกๆเดือนนักเขียนแต่ละคนจะแนบบทความของพวกเขาเข้ากับอีเมลแล้วส่งมา
ให้เธอ เธอต้องตรวจทานบทความทั้งหมด
แล้วแนบใส่อีเมลส่งกลับไปพร้อมกับข้อติชมของเธอ
แค่บทความเดียวอาจมีบทร่างถึงหกฉบับด้วยกัน
นี่ยังไม่ได้พูดถึงอีเมลอีกนับไม่ถ้วนนะครับ
แซมมักรู้สึกปวดเศียร
เวียนเกล้ากับเอกสารแนบที่มากับอีเมลพวกนี้
เธอต้องมาคอยนั่งจดจำฉบับร่างต่างๆมากมายของบทความที่นักเขียนส่งมาให้เธอ
ยิ่งใกล้กำหนดเส้นตายใกล้เข้ามาก็ยิ่งเครียด คงต้องเปลี่ยนวิธีทำงานแล้วล่ะ
แซมตัดสินใจลองวิธีใหม่ คือ “กูเกิ้ลดอคส์” (Google Docs) แล้วมันก็เป็นอย่างนี้ครับ
ก่อน
อื่นเธอเข้าไปที่เวบเพจของกูเกิ้ลดอคส์ และสร้างชื่อผู้ใช้ใหม่ (Create
Account) จากนั้นเธอก็ล๊อคอิน (Log In) เข้าใช้
และเนื่องจากเธอมีบทความบางส่วนที่เขียนเอาไว้แล้ว เธอจึงสามารถอัพโหลด
(Upload) ฉบับร่างที่เธอมีอยู่ขึ้นไปจากคอมพิวเตอร์ของเธอได้โดยตรง
ด้วยเวลาเพียงแป๊บเดียว
กูเกิ้ลดอคส์ก็เปลี่ยนเอกสารของเธอให้กลายเป็นเอกสารออนไลน์ได้ทันที
คราว
นี้ แซมก็แค่เชิญ (Invite) ให้นักเขียนทุกคนมาร่วมกันแก้ไข (Collaborate)
เอกสารได้เลย ทำอย่างนี้ครับ เธอก็แค่กดแบ่งปัน (Share)
แล้วพิมพ์อีเมลแอดเดรสของนักเขียนลงไป จากนั้นก็คลิกที่ปุ่ม เชิญผู้ร่วมใช้
(Invite Collaborators) กูเกิ้ลดอคส์จะส่งลิงค์ (Link)
ที่ปลอดภัยเพื่อนำให้นักเขียนแต่ละคนเข้าไปหาเอกสารของแซมได้โดยตรง
แค่คลิกเดียว บรรดานักเขียนก็สามารถเข้าไปแก้ไขและเซฟเอกสารออนไลน์ได้ทันที
นี่หมายความว่าเมื่อนักเขียนชื่อจูลี่แก้ไขเอกสารนั้น
แซมจะสามารถเห็นการแก้ไขได้ทันที และเนื่องจากมีเอกสารออนไลน์ฉบับเดียว
เราจึงลืมความยุ่งยากและสับสนเกี่ยวกับฉบับร่างต่างๆ
ว่าอันไหนเก่าอันไหนใหม่ไปได้เลย
เอกสารล่าสุดรวมทั้งฉบับร่างทุกฉบับจะถูกเซฟไว้บนเวบไซท์นี้
เป็นครั้ง
แรกที่บทความต่างๆจะอยู่รวมกันในที่ๆเดียว
ซึ่งสามารถจัดระเบียบและแก้ไขได้จากคอมพิวเตอร์ทุกๆเครื่องที่ต่อเข้ากับ
เครื่องข่ายอินเตอร์เน็ท หมดปัญหาซะที
ที่เจ๋งไปกว่านั้นก็คือ
บริการนี้ไม่ได้ใช้ได้กับเอกสารธรรมดาเท่านั้น แต่ยังใช้งานกับตาราง Spread
Sheet และ พรีเซนเทชัน (Presentation) ต่างๆได้ด้วย
เอกสารทั้งสามแบบสามารถมีพื้นที่บนเวบได้
และทำงานได้เหมือนกับเอกสารของแซมได้เลย
แซมรู้สึกโล่งขึ้นเยอะเลย
ครับ
เนื่องจากเธอไม่ต้องมาจัดการกับเอกสารแนบและฉบับร่างมากมายที่ต้องมาสุ่ม
อยู่ที่เธอคนเดียวแล้ว เธอก็ทำหน้าที่เป็นบรรณาธิการได้เต็มที่
และไม่ใช่นักจัดเก็บเอกสารอีกต่อไป จดหมายข่าวฉบับหน้า
แซมไม่ต้องมายุ่งยากกับเอกสารแนบและอีเมลมากมาย
เธอเลยทำงานเสร็จก่อนเส้นตายตั้งหนึ่งอาทิตย์
การร่วมกันใช้เอกสารทำได้ง่ายๆ และไม่มีค่าใช้จ่ายด้วยครับ กูเกิ้ลดอคส์ สุดยอด!
Cr.http://www.trueplookpanya.com/true/knowledge_youtube.php?youtube_id=286
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น